Jaarverslag maken? Tips om stress te voorkomen

Het jaarverslagen-seizoen breekt weer aan. Al zijn er in de herfst van dit jaar nog organisaties bezig met het jaarverslag van vorig jaar. Enfin, voor die organisaties is het seizoen ook aangebroken, zullen we maar zeggen. Hier volgen enkele tips om jaarverslagen-stress te voorkomen. Op tijd beginnen is een open deur. Wat moet je doen als je eenmaal op tijd begonnen bent? 

 

  • Her en der wordt de jaarrekening alweer opgemaakt, maar een jaarverslag is meer dan een balans alleen. Zie ook de nieuwste trend bij jaarverslagen: integrated reporting, waar op dit moment verschillende AEX-ondernemingen mee experimenteren. Probeer zelf ook eens een verhaal van het jaar te maken. Zo kom je vanzelf uit op een thema. 

 

  • Thema of niet, hou altijd het motto van vijfsterrengeneraal Dwight D. Eisenhower voor ogen: ‘Plans are nothing, planning is everything.’ Terugrekenen dus van verzending naar conceptontwikkeling en van conceptontwikkeling naar het intern uitzetten van informatievragen.

 


  • Het is er de tijd niet naar om met een grand design uit te pakken. Maar daarom kunnen organisaties en bedrijven nog wel een inspirerend jaarverslag maken. Vaak komen op duizend-en-één manieren de missie, visie en strategie ter sprake. Dan is het een koud kunstje om daar een thema bij te verzinnen.

 

  • Dat koude kunstje moet wel medewerkers inspireren, financiers overtuigen, klanten binden en burgers meekrijgen. Dat is inside-out vaak lastig. Blijf dus niet achter de dijken zitten. Probeer het thema ook in te kleuren met personen en ontwikkelingen van buiten de eigen organisatie. Maak het relevant. 

 

  • Wie van zijn jaarverslag alleen een online-uitgave maakt, spaart de tijd die gemoeid is bij het drukproces. Nooit laten doorschemeren, want dan nemen anderen wat meer tijd voor hún bijdrage en ben jij die tijd alsnog kwijt. 

 

  • Vaak ben je voor je informatie voor het jaarverslag afhankelijk van andere afdelingen in je organisatie. Voor die afdelingen heeft het aanleveren van informatie vaak minder prioriteit dan voor jou. En voor de afdelingen is dit ook gewoon extra werk. Vraag het dus vriendelijk en laat zien dat je hun bijdrage waardeert. Werk in elk geval met deadlines en geef tussentijds genoeg remiders. Hou mensen aan toezeggingen, maar stop niet met laten zien dat je hun bijdrage waardeert. 

 

  • Vraag behalve de informatie ook eens om een interpretatie van de aangeleverde stukken: welke trend ziet de CFO? Hoe verklaart hij/zij dat? Wat betekent dat? Haal deze input anders op via een kort interview en koppel dat verslagje terug naar je CFO met de vraag of je het zo goed begrepen hebt. 

 

  • Laat de vormgevers in een vroeg stadium meedenken over het concept en de invulling, maar vaar niet blind op hun inbreng. Laat je niet meeslepen door prachtige ideeën als je er zelf intern geen chocola van kunt maken.
Bob Duynstee                                                                                                                                                                                         
Hulp of advies nodig bij het maken van een jaarverslag?                                                                                                  Nieuwste trend bij jaarverslagen: integrated reporting 

Reageer


Volg ons



Deel