Jaarverslag maken? Tips om stress te voorkomen

Wij hebben ruime ervaring met jaarverslaglegging. Zo tekenden wij o.a. van 2008 tot 2014 voor de externe en interne jaarverslaglegging van de Sociale Verzekeringsbank (SVB).

 

Er zijn allerhande jaarverslagen; externe, financiële, sociale, duurzame en interne jaarverslagen. Hier gaat het vooral om het externe jaarverslag, het jaarverslag waarmee een organisatie naar buiten wil of moet. 

 

  • Een jaarverslag is wat het is: een verslag over het afgelopen jaar. Zo'n verslag moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Soms zelfs wettelijk. Het moet inzichtelijk zijn, hoog informatief, feitelijk juist en volledig.
  • Maar een jaarverslag is ook een communicatiemoment. Niet alleen naar buiten toe, maar ook naar binnen toe. Feitelijk vertel je met de jaarverslaglegging het verhaal van je organisatie. Waar kom je vandaan, waar ben je op weg naar toe? Maak er daarom meer van dan een balans of een momentopname alleen. Maak een koppeling tussen de strategie, governance en de financiële prestaties van een onderneming enerzijds en anderzijds de sociale, duurzame en economische context waarin de onderneming opereert. Stakeholders willen immers zien hoe de onderneming waarde creëert en welk perspectief dat biedt. Ze willen geen momentopname voorgeschoteld krijgen, maar een script lezen. Maak dus een verhaal van het jaar. En als je dat doet, kom je vanzelf uit op een thema.

  • Het is er de tijd niet naar om met een grand design uit te pakken. Maar daarom kunnen organisaties en bedrijven nog wel een aansprekend en inspirerend jaarverslag maken. Door met elkaar te praten over het afgelopen jaar, wordt het een koud kunstje om daar een thema bij te verzinnen dat ook in de vormgeving terugkomt. Dan is dat grand design ook nergens meer voor nodig. Goed is goed. 

 

  • Dat koude kunstje moet wel medewerkers inspireren, financiers overtuigen en klanten binden. Dat doe je door te laten zien waar je mee bezig bent. Daar zit altijd iets van je missie in, iets van je strategie, iets van je visie. Een risico is dat een jaarverslag sterk van binnen naar buiten is gericht. Laat daarom ook eens mensen van buiten je organisatie aan het woord.
  • Wie van zijn jaarverslag alleen een online-uitgave maakt, spaart de tijd die gemoeid is bij het drukproces. Maar een sterk gedrukt jaarverslag is ook een visitekaartje voor je relaties. 
  • Vaak ben je voor je informatie voor het jaarverslag afhankelijk van andere afdelingen in je organisatie. Voor die afdelingen heeft het aanleveren van informatie vaak minder prioriteit dan voor jou. Het wordt vaak gezien als extra werk. Maak dus een duidelijke briefing: wat verwacht je van de ander? Wanneer? Hoe? In welke vorm? Doe dat op een positieve manier en vraag of de ander bereid is aan je verzoek te voldoen. Hou vervolgens een vinger aan de pols en vraag regelmatig of het lukt om de informatie op het afgesproken tijdstip aan te leveren. Laat zien dat er jou wat aan gelegen is en toon je dankbaarheid voor het werk dat een ander voor jou verzet. 
  • Vraag behalve de informatie ook eens om een duiding van de aangeleverde stukken: welke trend ziet de CFO? Hoe verklaart hij/zij dat? Wat betekent dat? Welke trend ziet de afdeling marketing? Hoe verklaren ze dat? Haal deze input anders op via een kort interview en koppel dat verslagje terug met de vraag of je het zo goed begrepen hebt. 
  • Laat de vormgevers in een vroeg stadium meedenken over het thema, concept en de invulling, maar laat je niet meeslepen door prachtige ideeën die aanzienlijke uitvoeringskosten met zich meebrengen. Goed is goed.
    

Behoefte aan een gratis advies?

Opmerking: De met * gemarkeerde velden zijn verplicht.