Jaarverslag maken? Tips om stress te voorkomen

JAARVERSLAG MAKEN; TIPS OM STRESS TE VOORKOMEN

Een extern jaarverslag moet inzicht verschaffen in de financiële situatie van een onderneming of organisatie. In het belang van investeerders en aandeelhouders. Maar het zou ook inzicht moeten verschaffen in de strategie, in de klanttevredenheid en de medewerkerstevredenheid.

Jaarverslag Herdenking Afschaffing Slavernij i.o.v. gemeente Amsterdam
Jaarverslag Herdenking Afschaffing Slavernij i.o.v. gemeente Amsterdam
Voor SKO West-Friesland maken we sinds 2013 de jaarverslagen.
Voor SKO West-Friesland maken we sinds 2013 de jaarverslagen.
Voor Pon maakten we van 2009 tot 2013 een combinatie van een intern en extern jaarverslag
Voor Pon maakten we van 2009 tot 2013 een combinatie van een intern en extern jaarverslag
Voor de Sociale Verzekeringsbank maakten we tussen 2009 en 2015 de technische, externe en interne jaarverslagen.
Voor de Sociale Verzekeringsbank maakten we tussen 2009 en 2015 de technische, externe en interne jaarverslagen.
Voor Health Works maken we de jaarverslagen sinds 2016
Voor Health Works maken we de jaarverslagen sinds 2016

WAARAAN MOET EEN JAARVERSLAG VOLDOEN?

Er zijn allerhande jaarverslagen; externe, financiële, sociale, duurzame en interne jaarverslagen. Hier gaat het vooral om het externe jaarverslag, het jaarverslag waarmee een organisatie naar buiten wil of moet. 

 

 

Een jaarverslag is wat het is: een verslag over het afgelopen jaar en bestaat uit een jaarverslag en een jaarrekening. Zo'n verslag moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Soms zelfs wettelijk. Het moet inzichtelijk zijn, hoog informatief, feitelijk juist en volledig. Voor beursgenoteerde bedrijven moeten immers aandeelhouders staat kunnen maken op de balans en winstverwachting, op de koers en op de voornemens.

HENRI SIJTHOFF PRIJS VOOR BESTE JAARVERSLAG

En toch... en toch is de kritiek van de Sijthoff-jury, de jury die sinds 1954 een prijs uitlooft aan het beste jaarverslag, al decennialang dat met name beursgenoteerde ondernemingen onvoldoende inzicht bieden. Dan doelt de jury met name op de strategie. De jury pleit ervoor dat bedrijven meer behandelen dan de balans en de resultatenrekening alleen. Beleggers, klanten, toeleveranciers, werknemers, kredietverschaffers en andere belanghebbenden moeten inzicht krijgen in zaken als strategie, risico's en dilemma's. Ook moeten bedrijven aangeven wat ze doen op maatschappelijk vlak. Ook thema's als klanttevredenheid en medewerkerstevredenheid worden gewaardeerd. Net als een rapportage over de kansen en bedreigingen van innovatie. Ook op dat punt zijn veel ondernemingen volgens de jury te terughoudend.

Jaarverslag is ook een communicatiemoment

Maar een jaarverslag is ook een communicatiemoment. Niet alleen naar buiten toe, maar ook naar binnen toe. Feitelijk vertel je met de jaarverslaglegging het verhaal van je organisatie. Waar stonden we drie jaar geleden, waar staan we nu en waar willen we over twee jaar staan? En dat in de bredere context van de economische c.q. maatschappelijke ontwikkelingen. Maak er daarom meer van dan een balans of een momentopname alleen. Maak een koppeling tussen de strategie, governance en de financiële prestaties van een onderneming enerzijds en anderzijds de sociale, duurzame en economische context waarin de onderneming opereert. Stakeholders willen immers zien hoe de onderneming waarde creëert en welk perspectief dat biedt. Ze willen geen momentopname voorgeschoteld krijgen, maar een script lezen. Maak dus een verhaal van het jaar. En als je dat doet, kom je vanzelf uit op een thema.

thema en concept bij een jaarverslag

Het is er de tijd niet naar om met een grand design uit te pakken. Maar daarom kunnen organisaties en bedrijven nog wel een aansprekend en inspirerend jaarverslag maken. Door met elkaar te praten over het afgelopen jaar, wordt het een koud kunstje om daar een thema bij te verzinnen dat ook in de vormgeving terugkomt. Dan is dat grand design ook nergens meer voor nodig. Goed is goed. 

 

Dat koude kunstje moet wel medewerkers inspireren, financiers overtuigen en klanten binden. Dat doe je door te laten zien waar je mee bezig bent. Daar zit altijd iets van je missie in, iets van je strategie, iets van je visie. Een risico is dat een jaarverslag sterk van binnen naar buiten is gericht. Laat daarom ook eens mensen van buiten je organisatie aan het woord.

 

Wie van zijn jaarverslag alleen een online-uitgave maakt, spaart de tijd die gemoeid is bij het drukproces. Maar een sterk gedrukt jaarverslag is ook een visitekaartje voor je relaties. 

maak duidelijke briefings voor je jaarverslag

Vaak ben je voor je informatie voor het jaarverslag afhankelijk van andere afdelingen in je organisatie. Voor die afdelingen heeft het aanleveren van informatie vaak minder prioriteit dan voor jou. Het wordt vaak gezien als extra werk. Maak dus een duidelijke briefing: wat verwacht je van de ander? Wanneer? Hoe? In welke vorm? Doe dat op een positieve manier en vraag of de ander bereid is aan je verzoek te voldoen. Hou vervolgens een vinger aan de pols en vraag regelmatig of het lukt om de informatie op het afgesproken tijdstip aan te leveren. Laat zien dat er jou wat aan gelegen is en toon je dankbaarheid voor het werk dat een ander voor jou verzet. 

GA OP INTERVIEW UIT VOOR JE JAARVERSLAG

Vraag behalve de informatie ook eens om een duiding van de aangeleverde stukken: welke trend ziet de CFO? Hoe verklaart hij/zij dat? Wat betekent dat? Welke trend ziet de afdeling marketing? Hoe verklaren ze dat? Haal deze input anders op via een kort interview en koppel dat verslagje terug met de vraag of je het zo goed begrepen hebt.

 

Laat de vormgever in een vroeg stadium meedenken over het thema, concept en de invulling, maar laat je niet meeslepen door prachtige ideeën die aanzienlijke uitvoeringskosten met zich meebrengen. Goed is goed.

 

 

En als je dan toch met een strategische move bezig bent en met de bijbehorende rebranding, waarom zou je dan het jaarverslag niet gebruiken om je relaties op de hoogte te brengen? HealthNet/TPO wil niet louter van institutionele donateurs afhankelijk zijn, maar zich ook op de familiefondsen gaan richten. Daar hoorde een nieuwe naam bij, Health Works, een nieuw logo, een nieuwe huisstijl en een billboard en radiocampagne. In het jaarverslag over 2016 licht de organisatie het hoe en waarom toe. 

Bob Duynstee



Wilt u een gratis en vrijblijvend adviesgesprek?

Opmerking: De met * gemarkeerde velden zijn verplicht.