Hoe maak je een communicatieplan?

maak een communicatieplan

Communicatie kost geld. Om de kosten in termen van tijd en geld te beheersen en de opbrengst in termen van kwaliteit en rendement te vergroten, ga je planmatig te werk. Natuurlijk, ver vooruit kijken heeft geen zin. Daarvoor draait de wereld te snel. Maar je wilt wel met krijt de lijnen tekenen waarbinnen je met voortschrijdend inzicht en naar bevind van zaken stapje voor stapje de juiste kant op roeit.

 

 

 

Die krijtlijnen zou je het communicatieplan kunnen noemen. Slimme organisaties toetsen hun plannen voortdurend aan de nieuwe werkelijkheid en sturen op tijd bij. Maar zonder plan valt er ook niks bij te sturen. Dus daar gaan we: 

Van missie naar communicatiedoelstelling

Aan de basis van je communicatie staat het strategische communicatieplan. Dat maak je eens in de 3 - 5 jaar en pas je daarna hooguit jaarlijks aan. Dit communicatieplan is afgeleid van de ondernemingsdoelstelling of de missie van een organisatie. In de publieke sector ligt het accent op de creatie van maatschappelijke waarde, in de private sector op de verdiencapaciteit of op winstmaximalisatie, in de not for profit sector op de werving van gelden/donoren en een startende professional heeft baat bij naamsbekendheid. 

 

 

1. Strategische communicatiefase

Voor je aan je communicatieplan toekomt, is het dus zaak om een scherp beeld te hebben van de missie c.q. doelstellingen van de organisatie: wat zijn de ambities? De missie is één van de onderdelen van de corporate story. Een ander centraal onderdeel daarvan zijn de kernwaarden. Die waarden wil je graag verankerd zien in je externe (merkwaarden) en interne (gedragswaarden) communicatie en dus neem je die prominent op in het communicatieplan. 

 

Maak vervolgens een analyse van de externe uitgangspositie:

  • Welke issues spelen er?
  • Welke percepties en attitudes leven er t.a.v. de organisatie/haar producten bij doelgroepen (klanten, burgers, arbeidsmarkt, medewerkers, financiers, donateurs, opdrachtgevers, zusterorganisaties etc.)?
  • Wat doet de concurrentie/wat doen anderen?
  • En meer van dat soort vragen.

Doel is een haarscherp beeld van de externe uitgangspositie te krijgen.

 

Maak daarna een zelfanalyse:

  • Waar sta je nu?
  • Waar wil je straks staan?
  • Wat is er dan nodig?
  • Hoe bevorderlijk/remmend is de cultuur voor de ambities?
  • En meer van dat soort vragen?

Doel is een haarscherp beeld te krijgen van de interne uitgangspositie.  

 

Vervolgens maak je een simpele SWOT-analyse:

  • Wat zijn dan sterke punten voor communicatie? 
  • Waar liggen de zwaktes? 
  • Waar liggen de kansen (inhoudelijk en qua middelen)? 
  • Waar de bedreigingen?

Deze gegevens vormen de uitgangspunten voor het strategische communicatieplan, een plan met een horizon van maximaal 3 jaar.

 

 

2. Operationele fase

Breng de kernwaarden uit de corporate story tot uitdrukking. Maak, om het overzichtelijk te houden, een communicatie-jaarplan; een operationele uitwerking van het strategische communicatieplan: welke middelen zet je in? Hoe kunnen die elkaar versterken?

 

 

3. Uitvoeringsfase

Daarmee ben je in de uitvoering terecht gekomen. Maak per in te zetten middel een kort en praktisch project-communicatieplan (1 pagina) dat als basis dient voor de briefing aan het externe bureau (design, redactieformule, copyplatform etc). In een project-communicatieplan staan: doelstelling (ambitie), doelgroep, centrale boodschap (key message), organisatie (wie doet wat) en de specificaties voor het middel. Let er op dat je kernwaarden in die project-communicatieplannen worden verankerd. Zeg je van jezelf innovatief en/of creatief te zijn, laat dat dan ook tot uitdrukking komen in je communicatiemiddelen.

 

 

4. Evaluatiefase  

Je houdt voortdurend een vinger aan de pols: hoe het is gesteld met de effecten van de communicatie-inspanning. Zit je op schema? Wat is de conversie? Wat is de ROI? Moet er een schepje bovenop? Komt er een nieuwe doelstelling bij?

Bob Duynstee

Hulp, advies of gouden tips nodig voor of bij het opstellen van een communicatieplan?

Opmerking: De met * gemarkeerde velden zijn verplicht.

Deel dit!

Volg ons

Lees meer blogs

photo credit: angietorres via photopin cc