Spreken in het openbaar: sjabloon voor een speech of presentatie

Hoe zet je een speech of presentatie op?

In mijn familie hadden we rond 1900 twee broers, Henry en Leon, die samen een meelfabriek runden. Aan het begin van het nieuwe jaar sprak Leon ter gelegenheid van het vijftigjarige jubileum van de fabriek een gezelschap toe, waarbij hij zichzelf niet bepaald uit de schijnwerpers hield: ‘En toen zorgde ik voor ...’, ‘En toen greep ik in omdat ...’, ‘En toen ging het opeens ...’ Na deze hommage aan zichzelf nam Henry het woord om de plaquette te onthullen en zei in zwaar Limburgs dialect: 'Ik weet het Leon, en wij hier weten het allemaal. Als 's morgens de zon opkomt’ en hij wees in de richting van zijn broer, ‘dan is dat jouw werk.’

 

Speeches en presentaties. Er zijn er die het haten. Er zijn er die het heerlijk vinden. En er zijn er die het moeten. Dat zegt allemaal niks over het resultaat. Bijna iedereen moet wel eens een presentatie geven, een praatje houden, een verhaal vertellen of speechen. Bij een vergadering, op een congres, tijdens een feest of voor acquisitie. Wat werkt nou wel en wat niet? Om bij dat laatste te beginnen: opsommingen. En toen dit, en toen dat. Werkt niet. Nu niet en nooit niet. En waarom niet? Omdat we een referentiepunt missen. En wat is dat referentiepunt? Juist, dat ben je als spreker zelf. De eerste persoon enkelvoud is nu eenmaal dé persoonsvorm van de verteller. En het vermijden van die persoonsvorm maakt een speech afstandelijk en onpersoonlijk. Het komt ook onnatuurlijk over. Iedereen ziet je daar namelijk staan.

 

Perspectief

Maar is het woordje 'ik' dan niet verdacht? Tja, dat hangt af van je psychische dispositie. Hoe meer ego, hoe meer je op je tellen moet passen. Ego is een beest dat je voor een speech of presentatie maar beter in zijn kooi kunt houden. Met speechen/presenteren moet je juist identificatieruimte creëren. Je gehoor moet zich met je verhaal kunnen identificeren. Dus niet zoals Leon: ik heb dit en ik heb dat, maar meer verhalend: 'Ik las vanmorgen in de krant dat...', 'U heeft onlangs vast wel gehoord dat...'   ‘Ik hoorde dat ...’, ‘Ik kwam laatst ...’, ‘Toen ik ...’. Helemaal wanneer je een speech of presentatie geeft voor je eigen medewerkers. Logisch, want wat is daar nou de bedoeling van? Wat wil je bereiken? Dat je medewerkers gemotiveerd raken, zijn of blijven. 

 

Voorbereiding

 

Ok, waar begin je? Bij het begin. EN dat is de voorbereiding: weten waar je spreekt, waarom je spreekt, wanneer je spreekt, voor wie je spreekt en waarover je spreekt. Probeer ook van tevoren een idee van de setting en context te krijgen: hoeveel mensen bijvoorbeeld, wat voor mensen, wat is de stemming? Privé of zakelijk? Zullen de meeste mensen het eens zijn met wat je zegt, of juist niet? Sta je achter een spreekgestoelte of vrij op een podium? Met of zonder microfoon, whiteboard, beamer? Vaak is er ook sprake van een organisatie die je hebben gevraagd. Leg ook daar je oor te luisteren: wat verwachten zij van je speech of presentatie?

 

Boodschap
Er moet een punt zijn dat je wilt maken. Eén, niet twee. Dat is je kernboodschap. Misschien vraag je aandacht voor een visie of ben je zelf een bepaalde mening toegedaan. Waarom wil je dat punt maken? Denk daar even over na. Loop gewoon eens over de ezelsbrug die ik graag gebruik: waarom wil je dit punt maken? Waarom wil jij dit punt maken? Waarom wil je dit punt maken? Dat zijn de drie belangrijkste vragen. Bedenk dat het punt dat je wilt maken helemaal niet ingewikkeld of heel creatief hoeft te zijn. Mensen horen graag wat ze zelf ook denken. En de meeste mensen zijn tuk op een positief verhaal. 

Drie stappen
Ok, je hebt nu je punt. De vraag is dan: hoe ga je dat punt brengen? In drie stappen. Hoe ik dat weet? Omdat een presentatie of speech altijd uit drie stappen bestaat: begin, midden en eind. Afhankelijk van de lengte van je betoog zijn dat - zeg - tussen de 7 en 15 alinea's van 100 tot 300 woorden. Daar zit dan alles in voor een speech/presentatie tussen de 5 minuten en een half uur. Wij maken er hier voor het gemak even 7 van. Verdeel die alinea's over de 3 delen van je verhaal. Zeg 1 alinea opening, 5 alinea's midden en 1 alinea eind. De eerste alinea van het midden sluit aan op de openingsalinea en de laatste van de 5 bereidt de slotalinea voor. Natuurlijk hoef je het niet zo precies te verdelen. Soms heb je 2 of zelfs 3 alinea's nodig voor je opening. Of 2 voor je slot. Doet er niet toe.   

 

Uitbouwen

Je had je punt, weet je nog. Niet twee, niet drie, nee: één. Zet dat punt nu eens in één zin boven je presentatie. Maak je even niet druk om de redactie. Een meer aantrekkelijke, allitererende of anderszins betere kop komt later wel. Zet gewoon dat punt (je stelling, mening, visie) puntig boven je verhaal. Kijk nou eens wat de relatie is tussen elke alinea en die kop? Is die er? Is die logisch? Als het goed is zie je dan na wat gepuzzel ook de denkstappen die je maakt van je opening via je midden naar je slot. Eigenlijk zijn die alinea's ijsschotsen waarlangs je met je boodschap (kop) van je opening via het midden naar je einde huppelt en aflevert bij je gehoor. Dat heeft ook met verbindingswoorden te maken als: 'maar', 'dus', 'toch' en 'want'.   

 

Opschrijven

Schrijf je verhaal een keer helemaal uit. Vat van daaruit die ijsschotsen samen in kernwoorden. Eigenlijk zou je dan je verhaal moeten kunnen vertellen alleen op basis van die 7 kernwoorden. Het is helemaal niet erg als je dan wat details van je verhaal vergeet, zolang je maar de rode draad vasthoudt.

Samen vormen die vijf kernwoorden het verhaal dat je vertelt. Dat kun je dan bijna los van het papier doen. Mooi, want dan kun je ook eens de zaal in kijken en een beetje ontspannen je verhaal doen. Maak oogcontact! Neem de tijd. Zeker aan het begin. 

Publiek
Je bent onderweg naar je slotakkoord. Je publiek zit bij je in de bus. Misschien kun je eens polsen of ze het eens zijn met wat je zegt of op een andere manier een reactie uitlokken. Dat komt sterk over. Maar let op dat je je niet laat meeslepen in het debat. Hou je vast aan je rode draad. Met een groot publiek kun je vaak mooi spelen. Maar kijk wel uit, want het kan zomaar zijn dat er iemand tussenzit die je verhaal met één rake opmerking genadeloos onderuit haalt. Laat je daardoor niet van de wijs brengen. Reageer er op: 'Goed punt, maar ik denk er anders over en wel hierom ...'

Oefenen
Heb je de opening, de ijsschotsen en het slot op papier, oefen je speech/presentatie dan voor jezelf een paar keer. Probeer het eens tijdens een wandeling: hoe ver kom je zonder papier? Zit het verhaal eenmaal goed tussen je oren, concentreer je dan op je ademhaling, om je stem (rustig spreken), op je houding (fier) en op je mimiek (positief). 

 

Tot slot tien tips

 

1.     Een speech duurt niet langer dan 5 – 15 minuten. Uitzonderingen daargelaten. Reken op 130 woorden per minuut. Dolf Jansen mitrailleurt er 250 per minuut en onze koning tijdens de kersttoespraak 100. Maar ergens rond de 130 - 150 is een mooi tempo.

 

2.     Maak er geen opsomming van. Kijk waar het wezenlijk om gaat en zoek daar de anekdote bij.

 

3.     Schilder zo’n anekdote met liefde voor details: gezichten, kleding, woordgebruik, houding, citaten, voorwerpen, settings, weersomstandigheden, achtergronden. Denk daarbij aan de zintuigen: hoe rook het? Wat zag je? Wat hoorde je? Wat voelde je? 

 

4.     Kleine concrete woorden zijn altijd beter dan grote abstracte woorden waar niemand zich iets bij kan voorstellen. Dat pleit voor beeldend taalgebruik. Gebruik ook niet teveel dure woorden als je ook betaalbare woorden kunt gebruiken.

 

5.     Elke toespraak kent dezelfde opbouw: begin, midden en eind. Betrek bij het begin je introductie en bij het eind je conclusie of punt dat je hebt willen maken. Besteed extra aandacht aan het begin en het eind en verbind die twee met elkaar.

 

6.     Het grote verschil tussen een gesproken en geschreven tekst is de informatiedichtheid. Daar is in een gesproken tekst veel minder ruimte voor. Dat betekent: geen enerzijds/anderzijds redeneringen, maar grote halen snel thuis.

 

7.     Een clou of conclusie als een open deur is helemaal niet erg. Mensen horen graag wat ze zelf ook vinden.

 

8.     Hou het vooral positief. Mensen luisteren graag naar een positief verhaal dat op een enthousiaste manier wordt gebracht.

 

9.  Laat je mimiek en lichaamstaal op een natuurlijke manier corresponderen met passages van je verhaal.

 

 

10.  En tot slot: probeer je hetgeen je vertelt ook daadwerkelijk vóór te stellen. Tastbaar. Als je zelf niet gelooft in wat je staat te vertellen, of als je er zelf geen beeld bij krijgt, krijgt je gehoor dat zeker niet.


Veel succes en geniet ervan!  

Bob Duynstee 

Print Friendly and PDF

Vraag of opmerking over deze blog?

Opmerking: De met * gemarkeerde velden zijn verplicht.


Commentaar schrijven

Commentaren: 0