· 

Beleidsnota maken; feitelijk en integer

Een beleidsnota is een politiek document. Het is het belangrijkste document in een besluitvormingsproces. Op basis van de beleidsnota neemt een College van B&W c.q. een gemeenteraad, Gedeputeerde Staten c.q. Provinciale Staten, een kabinet, ministerie c.q. de Tweede Kamer een beleidsbeslissing. In de not for profit en de profit wereld nemen een Raden van Bestuur of Colleges van Bestuur besluiten op basis van een beleidsnota (of rapport). Veel strategischer wordt het niet. Hoe maak je een beleidsnota?

De beleidsnota is breder dan de position paper en komt doorgaans uit de koker van organisaties waar beleidsvorming de kern van hun bestaansrecht vormt: gemeenten, provincies en ministeries. Maar elke organisatie met een zekere institutionele omvang, voert beleid en kan in het besluitvormingsproces bij bepaalde onderwerpen gebaat zijn bij een beleidsnota. Denk bijvoorbeeld aan een code of conduct. Reden: met beleid intervenieert de overheid in het dagelijks leven van burgers. Dan wil je als verantwoordelijk bestuurder niet over één nacht ijs gaan. Verkeerd beleid -dus beleid dat achteraf niet doet wat ervan verwacht was- kost namelijk politiek krediet. 

argumentatie en onderzoek


Beleidsnota maken gemeente Amsterdam
Wij verzorgden de (eind)redactie van beleidsnota's over uiteenlopende onderwerpen voor de gemeente Amsterdam; van infrastructurele, ruimtelijke en stedelijke ontwikkeling tot prostitutie-beleid en eenzaamheid.

Anders dan de position paper die het vooral moet hebben van de overtuigingskracht, moet de beleidsnota het hebben van de onderbouwing en de logica. Natuurlijk kun je vol op het orgel van één bepaald standpunt gaan staan, maar in een beleidsnota belicht je verschillende opties, gezichtspunten en alternatieven; wat als je niks doet, bijvoorbeeld. Ga je in een beleidsnota alleen of vooral het eigen standpunt uitventen, dan roept dat vaak een kritische tegenreactie op en ben je verder van huis. Je bent dan als ontvanger namelijk geneigd het tegendeel te gaan bewijzen. Dat komt omdat je niet echt meegenomen wordt in een verhaal. Dat kun je ondervangen door voorbeelden op te voeren van directe betrokkenheid, van integere verontwaardiging (en niet alleen politieke) en praktijkvoorbeelden van mensen van vlees en bloed. Hoe dan ook: onderzoek (data) is veelal de basis voor een beleidsnota. Als het niet lukt om elementen uit een onderzoek in de beleidsnota op te nemen, probeer dan in elk geval om feitelijk te zijn en in je woordkeuze nu en dan blijk te geven van inlevingsvermogen in de aanleiding voor het beleidsvoornemen, bij de beleidsopties en de voorkeursrichting. 

beleidsnota en doelgroep


Beleidsnota maken gemeente Haaglanden
Redactie ROM-rapport voor de gemeente Haaglanden

Een beleidsnota heeft betrekking op beleid, maar wil iets gedaan krijgen van mensen die deelnemen aan het dagelijks verkeer, op de werkvloer of in het veld. Van wie precies? En hoe zitten zij in de wedstrijd? Een belangrijk argument om voor of tegen een bepaald beleidsvoorstel te stemmen, is de vraag of mensen (burgers, omwonenden, jongeren, ondernemers, medewerkers, aandeelhouders, autobezitters of op wie dat voorgenomen beleid ook maar betrekking heeft), zich ook kunnen vinden in dat beleid. Door te laten zien dat je de doelgroep al bij de ontwikkeling van je beleid betrokken hebt, maak je het voor vertegenwoordigende colleges, raden, bestuurders of fracties makkelijker om vóór een beleidsvoornemen te stemmen. Ook in dit opzicht is onderzoek (data) van onschatbare waarde. Maar bedenk wel: feiten, cijfers, data en gegevens zeggen op zichzelf niets. Je zult ze in een context moeten plaatsen en een logische plek moeten geven in de lijn van je betoog en de opties, scenario's of conclusies.    

beleidsnota en analyse


Beleidsnota maken gemeente Amsterdam
Voor de gemeente Amsterdam werkten we mee aan de scenario's voor Food Center Amsterdam

De juiste analyse van de huidige situatie – vaak de aanleiding voor een beleidsvoornemen - is voor een beleidsnota uiteraard belangrijk. Als bestuurders de analyse, de 'diagnose', niet delen als aanleiding voor nieuw beleid, dan zullen ze het beleidsvoornemen zelf ook niet gauw steunen. Met name de vraag 'voor welk probleem was dit ook al weer de oplossing' is daarom goed om voor ogen te houden. Voor het te verwachten effect (de 'prognose') van een beleidsmaatregel wordt vaak een beleidsevaluatie ex ante, dus vóóraf gemaakt. Dat legt, net als veldonderzoek, gewicht in de schaal.

beleidsnota en opbouw


De opbouw van een beleidsnota spreekt voor zich. Hieronder de uitgebreide versie:

  • Vooraf; inleiding met het waarom van de beleidsnota (aanleiding)
  • Korte samenvatting
  • Analyse van de huidige situatie
  • Gevolgen bij ongewijzigd beleid
  • Beleidsopties met pro’s en contra’s
  • Voorkeursoptie + onderbouwing
  • Verwachte gevolgen implementatie voorkeursoptie (beleidsevaluatie ex ante)
  • Planning: wanneer wil het nieuwe beleid wat bereikt hebben?
  • Communicatie
  • Organisatorische implicaties
  • Financiële implicaties
  • Bijlagen: onderzoek, data, rapporten, eindnoten (als je geen voetnoten gebruikt)

beleidsnota en argumentatie


Beleidsnota maken gemeente Amsterdam
Redactie en eindredactie beleidsnota parkeerbeheer Amsterdam

Een beleidsnota is een zakelijk stuk. De argumentatie en de uitkomst (voorkeursoptie) moeten logisch voortvloeien uit de lijn van het betoog en voor zich spreken. Wat je vooral niet wilt, is dat er op elke paragraaf discussie ontstaat of meer vragen terugkomen dan er in worden beantwoord. Dan heb je je werk niet goed gedaan. Zorg er daarom ook voor dat je elke bewering op een integere manier hebt onderbouwd met onderzoek, statistiek of ervaring elders in een andere stad, regio, (buiten)land of organisatie. Werk in elk geval met verwijzingen naar wetenschappelijk onderzoek, gegevens, feiten en data.

grootste valkuil bij beleidsnota


Beleidsnota maken gemeente Amsterdam
Redactie en eindredactie beleidsnota Kwaliteitstaxi Amsterdam

Grootste valkuil bij het schrijven of samenstellen van een beleidsnota is dat de lijn van het verhaal ondersneeuwt in de details. Beleidsambtenaren zijn doorgaans materie-deskundigen. Bestuurders, raadsleden of praktijkmensen zijn dat niet, maar beslissen uiteindelijk wel. De kunst is dus om uit de details te komen en de grote lijn van het verhaal te bepalen en die op een logische en vanzelfsprekende manier te onderbouwen. Connecting the dots.

toon van een beleidsnota


Beleidsnota maken gemeente Amsterdam Infrastructuur Verkeer en Vervoer
Redactie en eindredactie beleidsnota Infrastructuur Verkeer en Vervoer gemeente Amsterdam

De toon van een beleidsnota is feitelijk en integer. Maar op onderdelen ook betrokken. Dat is belangrijk omdat je op die manier inhoudelijke betrokkenheid toont met mensen op wie dat beleid betrekking heeft. Overdrijf het niet, maar plaats hier en daar een toets. Loop niet vooruit op een beslissing. Je bereidt een beleidsbeslissing voor binnen een besluitvormingsproces. Je zoekt hooguit aansluiting bij de voorkeursrichting van een raad of een college van B&W c.q. een Raad van Bestuur. Maar ook dan bewijs je bestuurders een dienst door de pro’s en contra’s van de voorkeursrichting op een integere wijze te belichten en die tegen de alternatieven af te wegen. 

beleidsnotitie en vormgeving


Beleidsnota maken gemeente Amsterdam
Redactie en eindredactie beleidsnota prostitutiebeleid gemeente Amsterdam

Net als bij een position paper maken, kijk je ook bij een beleidsnota maken naar de mogelijkheden om argumenten of redeneringen te visualiseren. Dat kan schematisch of illustratief met infographics. Ook beeldmateriaal (foto's, video's) kunnen helpen in de besluitvormingsprocedure. Dat maakt het minder abstract en je laat zien wie/wat je tijdens het proces voor ogen hebt gehad.  

reviews


‘Met name de vertaling van ambtelijk beleid in begrijpelijke (beeld)taal, zonder aan de nuancering van de regelgeving af te doen, is een sterk punt van Bob.’ 

Hugo Warning, Hoofd Communicatie van de dienst Infrastructuur Verkeer en Vervoer van de gemeente Amsterdam 

‘Bob heeft zich snel, op een zeer analytische manier, de materie eigen gemaakt. Hij heeft zich verplaatst in de personen die op basis van dit rapport besluiten moesten nemen.’

Susan van der Hilst, Senior projectmanager gemeente Amsterdam

‘Bob is goed op de hoogte van de stedelijke ontwikkeling in Amsterdam. Werkt snel, begrijpt de politieke en ambtelijke dimensies en is niet alleen professioneel prettig om mee samen te werken, maar ook als persoon.’ 

Hettie Politiek, programmamanager wijkaanpak gemeente Amsterdam

'De burgemeester was heel erg blij én gerustgesteld met/door het stuk! We zijn je ontzettend dankbaar voor je harde werk, goede vragen én dat je ons gemotiveerd wist te houden en vertrouwen gaf dat we op de goede weg waren.'

Maaike van Groenesteyn, senior beleidsadviseur gemeente Amsterdam 

Bob Duynstee studeerde rechten aan de UvA met argumentatieleer als keuzevak. Na zijn studie schreef hij voor diverse landelijke kranten en tijdschriften (1990/2000) Van 2000/2002 volgde hij de opleiding senior Communicatieadviseur (SRM) en het curriculum 'Strategische Communicatie' aan de UvA. Bob heeft ruime ervaring met position papers, opiniestukken en de redactie van beleidsnota's. 

meer weten?

Opmerking: De met * gemarkeerde velden zijn verplicht.

verder lezen?

Reactie schrijven

Commentaren: 0