· 

Effectief veranderen; betrek medewerkers op tijd bij het proces

Door medewerkers op het juiste moment bij het proces te betrekken en bij het proces betrokken te houden, maak je de besluitvorming rijker en het draagvlak groter. Zo bereik je veel eerder het commitment en het ownership dat je nodig hebt om effectief te veranderen.

In een evolutionair psychologisch experiment werd een moeder met een peuter in een ruimte geplaatst. Er komt een man binnen met een grote stapel dossiers in de armen die hij in een kast wil opbergen. Met de handen vol kan hij echter de kast niet openen. De onderzoeksvraag is: wat doet de peuter? Die kijkt het tafereel aan en als het gestuntel hem te gek wordt, loopt hij naar de kast en doet de deur open: kijk, lijkt de peuter te zeggen, zo doe je dat! Waar het om gaat is dat wij mensen sociaal zijn geprogrammeerd om elkaar te helpen. Daar zou je als organisatie gebruik van moeten maken.  

het dilemma bij verandering


Communicatie bij verandering, corporate storytelling bij verandering
Communicatie bij verandering is zelden effectief. Probeer het eens met storytelling. Dat werkt gegarandeerd!

Dit is het dilemma van bestuurders: als het denkproces vanuit de top start, dan zijn de oplossingen nog ongedefinieerd, dus het aantal alternatieven is maximaal. Je kunt nog heel veel keuzes maken. Naarmate je verder komt in het proces, komt er een moment waarop je zegt: dit gaan we doen. Dan is het aantal alternatieven 0.

 

Maar de belangstelling voor de richting (het veranderingsproces) werkt juist andersom. In de fase waarin alles nog kan, is er niemand geïnteresseerd. Naarmate het concreter wordt, gaan medewerkers zich afvragen of ze dat eigenlijk wel zo willen. En op het moment dat het aantal alternatieven 0 is, is de belangstelling maximaal en circuleren er vaak meerdere alternatieven die de moeite waard zijn om te onderzoeken. Dan gaan bestuurders nog proberen om iets te repareren met wat medewerkers roepen. Maar dan ben je te laat. 

corporate conversatie


Dus de kunst is om te kijken of je ergens rond het kruispunt van die twee lijnen (denkproces in de top en belangstelling medewerkers) medewerkers kunt mobiliseren om mee te denken. Waarom is dat belangrijk? Omdat organisaties 'weten' in welke richting ze zich dienen te ontwikkelen. Die richting is, aldus de Belgische organisatieadviseur Frédéric Laloux, niet het gevolg van pogingen in de top om de toekomst te voorspellen en onder controle te krijgen, maar eerder een alsmaar voortgaand gesprek -wat ik noem: de corporate conversatie- waarbij alle leden van de organisatie uitgenodigd worden om mee te praten over de vraag hoe zij kunnen bijdragen aan de toekomst van de organisatie. Dan hebben we het over de natuurlijke 'evolutie' van een organisatie. De manier om die evolutie te begrijpen, om grip te krijgen op het ontwikkelingsproces, is om zicht te krijgen op dat 'intuïtieve weten' en in te tunen op de corporate conversatie. Verandering is 'gestuurde ontwikkeling'. Het verander-verhaal moet aansluiting zoeken bij de corporate conversatie. 

Wil je een verandering op een duurzame manier van de grond trekken, dan zul je commitment en eigenaarschap rondom de verandering moeten ontwikkelen. Dat doe je niet door op een instrumentele manier de verandering ex cathedra af te kondigen, maar door je organisatie bij de verandering (inhoud, doelen en proces) te betrekken. In de workshop Communicatie bij Verandering laat ik je zien hoe je een veranderproces structureert en faseert.

medewerkers betrekken bij verandering


Hoe betrek je medewerkers nou bij de verandering? Via workshops, roadshows, werkateliers, interviews, een enquête, een survey of een questionary. Waar het om gaat is om medewerkers uit te nodigen om ook hún visie op de toekomst althans op de verandering in te brengen. Met name, maar niet exclusief op het punt van de HOE-vraag. Je kunt gedurende het proces themagroepen organiseren in combinatie met projectgroepen of scrum-teams. En je kunt medewerkers, nadat voor iedereen duidelijk is wat de verandering per afdeling betekent, actief bevragen op wat de verandering voor hun betekent, waar ze dan in de praktijk tegenaan lopen en wat er voor nodig is om dat op te lossen. Zo creëer je commitment en ownership.

Verandering en communicatie


Feitelijk komt een verandering vervolgens neer op een gefaseerde en gestructureerde communicatiecampagne. De rol van communicatie is het entameren en modereren van de corporate conversatie rondom de verandering per fase. Het gaat om het halen en brengen van verhalen rondom de WAAROM-vraag van de verandering, de WAT-vraag en vooral rondom de HOE-vraag. Door steeds per fase verhalen op te halen, te analyseren en terug te ploegen in de organisatie, geef je op een hele natuurlijke manier vorm aan de verandering. Op die manier hoeft je achteraf in elk geval niet meer te zeggen: 'We hadden het beter moeten communiceren.' 

Bob Duynstee is communicatieadviseur met een focus op veranderingsprocessen.

meer weten?

Opmerking: De met * gemarkeerde velden zijn verplicht.

verder lezen?

Reactie schrijven

Commentaren: 0