· 

Effectief veranderen; betrek medewerkers op tijd bij het proces

Door medewerkers op het juiste moment bij het proces te betrekken en bij het proces betrokken te houden, maak je de besluitvorming rijker en het draagvlak groter. Zo bereik je veel eerder het commitment en het ownership dat je nodig hebt om effectief te veranderen. Hoe voer je een corporate conversatie rondom de verandering?

In een evolutionair psychologisch experiment werd een moeder met een twee-jarig kind in een ruimte geplaatst. Er komt een man binnen met een grote stapel dossiers in de armen die hij in een kast wil opbergen. Met de handen vol kan hij echter de kast niet openen. De onderzoeksvraag is: wat doet het kind? Dat kijkt het tafereel aan en als het gestuntel hem te gek wordt, loopt/kruipt het in de richting van de kast en doet de deur open: kijk, lijkt het kindje te zeggen, zo doe je dat. Waar het om gaat is dat wij mensen sociaal zijn geprogrammeerd om elkaar te helpen. Daar zou je als leider gebruik van moeten maken.  

Communicatie bij verandering, corporate storytelling bij verandering
Communicatie bij verandering is zelden effectief. Probeer het eens met storytelling. Dat werkt gegarandeerd!

Dit is het dilemma van bestuurders: als het denkproces vanuit de top start, dan zijn de oplossingen nog ongedefinieerd, dus het aantal alternatieven is maximaal. Je kunt nog heel veel keuzes maken. En naarmate je verder komt in het proces, komt er een moment waarop je zegt: dit gaan we doen. Dan is het aantal alternatieven 0.

 

Maar de belangstelling voor de oplossing gaat juist andersom. In de fase waarin alles nog kan, is er niemand geïnteresseerd. Maar naarmate het concreter wordt, gaan medewerkers zich afvragen of ze dat eigenlijk wel zo willen. En op het moment dat het aantal alternatieven 0 is, is de belangstelling maximaal en gaan bestuurders nog proberen om iets te repareren met wat medewerkers roepen. Maar dan ben je te laat. 

Verhalen halen uit de organisatie

Communicatie bij verandering, storytelling en verandering, storyteller en verandering
Elke verandering doorloopt altijd dezelfde fases. Dat is een universeel proces. Zie je de stappen niet terug, dan is er geen sprake van ontwikkeling, laat staan van verandering.

Dus de kunst is om te kijken of je ergens rond het kruispunt van die twee lijnen medewerkers kunt mobiliseren om mee te denken. Waarom is dat belangrijk? Omdat organisaties 'weten' in welke richting ze zich dienen te ontwikkelen en die richting is niet het gevolg van pogingen in de top om de toekomst te voorspellen en onder controle te krijgen, maar eerder een alsmaar voortgaand gesprek waarbij alle leden van de organisatie uitgenodigd worden om mee te praten over de vraag hoe zij aan die toekomst een bijdrage kunnen leveren. Dat betekent dat je met je verander-verhaal moet aansluiten bij dat intuïtieve 'weten' van de organisatie en dus uit de organisatie de verhalen moet halen die je zelf kunt gebruiken om de verandering te realiseren. Dat doe je door dat intuïtieve 'weten' in kaart te brengen in een corporate story, een verhaal waarin de verander-thematiek centraal staat. Laat je mensen aan het woord. Dan breng je meteen ook de untold stories in kaart. Untold stories zijn verhalen die even hard meesturen bij veranderingsprocessen als de officiële verhalen. Vervolgens voer je op basis van de corporate story de corporate conversatie. Daarmee is de verandering begonnen.  

medewerkers betrekken bij verandering

Hoe betrek je medewerkers nou bij de verandering? Via workshops, roadshows, werkateliers, interviews, een enquête, een survey of een questionary. Waar het om gaat is om medewerkers uit te nodigen om ook hún visie op de toekomst in te brengen. Met name op het punt van de HOE-vraag. Je kunt gedurende het proces themagroepen organiseren in combinatie met projectgroepen of scrum-teams. En je kunt medewerkers actief bevragen op wat de verandering voor hun betekent, waar ze in de praktijk tegenaan lopen en wat er voor nodig is om dat op te lossen. Dan kun je ook de untold stories beluisteren die vaak een veranderingsproces frustreren. 

Verandering en communicatie

En verder? Beschouw het proces als een communicatiecampagne. De rol van communicatie is het entameren en modereren van de corporate conversatie. Op die manier hoeft je achteraf in elk geval niet meer te zeggen: 'We hadden het beter moeten communiceren.' 

Bob Duynstee is communicatie-expert met een rijke ervaring als evaluator en storyteller. 

Verder praten over het betrekken van medewerkers bij de verandering? 

Opmerking: De met * gemarkeerde velden zijn verplicht.

Reactie schrijven

Commentaren: 0