· 

Fasering van de implementatie van een veranderingsproces: vonk, vlam, vuur

De implementatie van een veranderingsproces kent een zekere fasering. Alleen al omdat de WAAROM-vraag en de WAT-vraag vooraf gaan aan de HOE-vraag. Maar ook omdat het adaptatievermogen niet gelijk verdeeld is over de workforce. Dus: hoe faseer je als Verander-Team of communicatieadviseur de implementatie van een veranderingsproces?

vonk-fase: rol van de leider bij de verandering

Vanuit communicatie-perspectief is de implementatie van een veranderingsproces een campagne. Die verloopt grofweg in drie fases. In de eerste fase, die wij de vonk-fase noemen, spelen bewustzijn en begrip de hoofdrol. De vonk is het verhaal van de leider die moet laten zien dat het hem/haar menens is. Dat commitment laat hij/zij zien door zich persoonlijk sterk te maken voor de verandering. Dus geen abstract verhaal, maar een betrokken en liefst persoonlijk verhaal. De communicatiestijl is directief en expressief.

 

Het leiderschap (en dus ook het Verander-Team) vertelt op die manier over het WAAROM van de verandering. Doel: laten zien dat het leiderschap dit serieus neemt, dat er sprake is van urgentie, dus bewustzijn en begrip kweken. Het WAT (door het management) van de verandering staat dan ook vast (maar niet zonder dat daar ook de workforce inspraak in heeft kunnen hebben), net als de contouren van het HOE (kijk hier hoe je medewerkers bij het HOE van de verandering betreft). Belangrijkste tagetgroup: de early adopters. Communicatie analyseert en deelt verhalen (ervaringen) van deze groep in de vonk-fase.

vlam-fase: rol van de early adopters bij de verandering

De tweede fase is de vlam-fase. De communicatiestijl van de leider in deze fase is betrokken en coachend. Je werkt aan het creëren van de kritische massa. De targetgroup verschuift van early adopters naar early majority. De early adopters krijgen nu de rol van verander-ambassadeurs. Deze ambassadeurs brengen het verhaal van de verandering verder in de organisatie. Elke ambassadeur bouwt in zijn/haar omgeving op dezelfde manier als de leider dat doet aan een dominante coalitie (kritische massa) van verandering. In de vlam-fase van de verandering stuit je mogelijk op weerstand in de vorm van belemmerende overtuigingen: 'Onze collega's zijn nog niet zover', 'Daar hebben we geen tijd voor', 'Dat hebben we eerder al geprobeerd, maar dat werkt niet', 'Wat doen we hier eigenlijk niet goed?' De ambassadeurs gaan samen met communicatie de weerstand-verhalen analyseren en onschadelijk maken. Hoe? Niet door erover te zwijgen, maar juist door ze te benoemen en daar positieve verhalen tegenover te zetten. Dus niet alleen vertellen wat je niet wilt, maar vooral vertellen wat je wel wilt. Dat doe je ook door de quick wins te laten zien in je communicatie en hoe individuele medewerkers bepaalde moeilijkheden in het proces te boven zijn gekomen. 

vuur-fase: rol van de early majority bij de verandering

In de derde fase, de vuur-fase, gaat het erom commitment te creëren onder de late majority. De dominante communicatiestijl is 'bemoedigend': laat het gebeuren, enthousiasmeer en complimenteer maar spreek notoire dwarsliggers ook in persoonlijke gesprekken aan. Bij commitment komt de energie uit de mensen zelf. De vlammetjes die door de leider en de ambassadeurs zijn aangeblazen, geven nu licht en warmte uit zichzelf. De leider en de ambassadeurs hebben hun werk gedaan. Tenminste: zij zorgen er nu voor dat de verbeteringen ook echt geborgd worden en niet alsnog naar de achtergrond verdwijnen. Zet vooral de early adopters in om de late majority te inspireren. De communicatie laat trots zien, de mooie resultaten die de verandering oplevert; met name ook voor individuele medewerkers. Ondertussen blijf je voorbeeldverhalen gebruiken in de communicatie over de verandering.

In de Workshop Communicatie bij Verandering gaan we dieper in op de fasering en structurering van een veranderproces.

rol van de leider bij de afblus-fase van de verandering

Tegen de afronding van de verandering vertelt de leider hoe hij/zij de verandering beleefd heeft. De leider voegt zijn/haar hoofdstuk toe aan het verhaal over de afgelopen 10, 5 of 3 jaar. De communicatiestijl verraadt trots. En net als bij de kick-off zoek je ook voor dit moment echte aandacht. Maak er een happening van. Dat moment nestelt zich namelijk in het collectieve geheugen van de hele organisatie en dat helpt bij een volgend veranderingsproces: YES, WE CAN! 

Bob Duynstee is communicatie-expert en heeft een rijke ervaring met de communicatie rondom veranderingsprocessen.

meer weten?

Opmerking: De met * gemarkeerde velden zijn verplicht.

Reactie schrijven

Commentaren: 0