'We live in deeds, not in years, in thoughts, not in breaths, in feelings not in figures on a dial.' Philip James Bailey

JAARVERSLAG MAKEN? tips om stress te voorkomen

Er zijn allerhande jaarverslagen. Hier gaat het vooral om het externe jaarverslag, het jaarverslag waarmee een organisatie naar buiten wil of moet. Hoe maak je zo'n jaarverslag? Onze tips.

Jaarverslag Herdenking afschaffing slavernij i.o.v. gemeente Amsterdam
Jaarverslag Herdenking afschaffing slavernij i.o.v. gemeente Amsterdam
Voor SKO West-Friesland maken we de jaarverslagen sinds 2013 met telkens een ander thema. In 2015 in de vorm van een oud schoolschriftje.
Voor SKO West-Friesland maken we de jaarverslagen sinds 2013 met telkens een ander thema. In 2015 in de vorm van een oud schoolschriftje.
Combinatie van sociaal en extern jaarverslag i.o.v. Pon.
Combinatie van sociaal en extern jaarverslag i.o.v. Pon.
Voor de Sociale Verzekeringsbank maakten we de technische, externe en sociale jaarverslagen van 2009 tot en met 2014
Voor de Sociale Verzekeringsbank maakten we de technische, externe en sociale jaarverslagen van 2009 tot en met 2014
Voor Health Works maken we de jaarverslagen sinds 2016
Voor Health Works maken we de jaarverslagen sinds 2016
Sociaal jaarverslag Sociale Verzekeringsbank
Sociaal jaarverslag Sociale Verzekeringsbank

Een jaarverslag is wat het is: een verslag over het afgelopen jaar en bestaat uit een jaarverslag en een jaarrekening. Zo'n verslag moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Soms zelfs wettelijk. Het moet inzichtelijk zijn, hoog informatief, feitelijk juist en volledig. Voor beursgenoteerde bedrijven moeten immers aandeelhouders staat kunnen maken op de balans en korte/lange termijn winstverwachting, op de koers die de organisatie vaart of wil varen en op de verdere voornemens. En dat geldt voor alle investeerders in ondernemingen. 

Henri Sijthoff prijs voor beste jaarverslag

En toch... en toch is de kritiek van de Sijthoff-jury, de jury die sinds 1954 een prijs uitlooft aan het beste jaarverslag, al decennialang dat met name beursgenoteerde ondernemingen onvoldoende inzicht bieden. Dan doelt de jury met name op de strategie. De jury pleit ervoor dat bedrijven meer behandelen dan de balans en de resultatenrekening alleen. Beleggers, klanten, toeleveranciers, werknemers, kredietverschaffers en andere belanghebbenden moeten inzicht krijgen in zaken als strategie, risico's en dilemma's. Ook moeten bedrijven aangeven wat ze doen op maatschappelijk vlak. Ook thema's als klanttevredenheid en medewerkerstevredenheid worden gewaardeerd. Net als een rapportage over de kansen en bedreigingen van innovatie. Ook op dat punt zijn veel ondernemingen volgens de jury te terughoudend.

JAARVERSLAG IS OOK EEN COMMUNICATIEMOMENT

Een jaarverslag is ook een communicatiemoment. Niet alleen naar buiten toe, maar ook naar binnen toe. Feitelijk vertel je met de jaarverslaglegging het verhaal van je organisatie. Waar stonden we drie jaar geleden, waar staan we nu en waar willen we over twee jaar staan? En dat in de bredere context van de economische c.q. maatschappelijke ontwikkelingen. Maak er daarom meer van dan een balans of een momentopname alleen. Maak een koppeling tussen de strategie, governance en de financiële prestaties van een onderneming enerzijds en anderzijds de sociale, duurzame en economische context waarin de onderneming opereert. Stakeholders willen immers zien hoe de onderneming waarde creëert en welk perspectief dat biedt. Ze willen geen momentopname voorgeschoteld krijgen, maar een script lezen. Maak dus een verhaal van het jaar. En als je dat doet, kom je vanzelf uit op een thema. En als je dan toch nadenkt over een thema, denk dan ook eens na over een inspirerende kick-off met toepasselijk jaarthema voor het nieuwe jaar.

THEMA EN CONCEPT BIJ EEN JAARVERSLAG

Het is er de tijd niet naar om met een grand design uit te pakken. Maar daarom kunnen organisaties en bedrijven nog wel een aansprekend en inspirerend jaarverslag maken. Door met elkaar te praten over het afgelopen jaar, wordt het een koud kunstje om daar een thema bij te verzinnen dat ook in de vormgeving terugkomt. Dan is dat grand design ook nergens meer voor nodig. Goed is goed. 

 

Dat koude kunstje moet wel medewerkers inspireren, financiers overtuigen en klanten binden. Dat doe je door te laten zien waar je mee bezig bent. Daar zit altijd iets van je missie in, iets van je strategie, iets van je visie. Een risico is dat een jaarverslag sterk van binnen naar buiten is gericht. Laat daarom ook eens mensen van buiten je organisatie aan het woord: hoe kijken zij naar je organisatie? Wedden dat je op een thema komt?

MAAK DUIDELIJKE BRIEFINGS VOOR JE JAARVERSLAG

Vaak ben je voor je informatie voor het jaarverslag afhankelijk van andere afdelingen in je organisatie. Voor die afdelingen heeft het aanleveren van informatie vaak minder prioriteit dan voor jou als communicatieadviseur. Het wordt vaak gezien als extra werk. Maak dus een duidelijke briefing: wat verwacht je van de ander? Wanneer? Hoe? In welke vorm? Doe dat op een positieve manier en vraag of de ander bereid is aan je verzoek te voldoen. Hou vervolgens een vinger aan de pols en vraag regelmatig of het lukt om de informatie op het afgesproken tijdstip aan te leveren. Laat zien dat er jou wat aan gelegen is en toon je dankbaarheid voor het werk dat een ander voor jou verzet. 

GA OP INTERVIEW UIT VOOR JE JAARVERSLAG

Vraag behalve de informatie ook eens om een duiding van de aangeleverde stukken: welke trend ziet de CFO? Hoe verklaart hij/zij dat? Wat betekent dat? Welke trend ziet de afdeling marketing? Hoe verklaren ze dat? Haal deze input anders op via een kort interview en koppel dat verslagje terug met de vraag of je het zo goed begrepen hebt.

Jaarverslag vormgeven

Laat de vormgever in een vroeg stadium meedenken over het thema, concept en de invulling, maar laat je niet meeslepen door prachtige ideeën die aanzienlijke uitvoeringskosten met zich meebrengen. Goed is goed.

Jaarverslag en rebranding

En als je dan toch met een strategische move bezig bent en met de bijbehorende rebranding, waarom zou je dan het jaarverslag niet gebruiken om je relaties op de hoogte te brengen? HealthNet/TPO wil niet louter van institutionele donateurs afhankelijk zijn, maar zich ook op de familiefondsen gaan richten. Daar hoorde een nieuwe naam bij, Health Works, een nieuw logo, een nieuwe huisstijl en een billboard en radiocampagne. In het jaarverslag over 2016 licht de organisatie het hoe en waarom toe. 

Bob Duynstee


Wilt u een gratis en vrijblijvend adviesgesprek over uw externe of interne jaarverslag? Laat het ons weten.

Opmerking: De met * gemarkeerde velden zijn verplicht.