online nieuwsbrief maken? onze belangrijkste tips

Met een (online) nieuwsbrief kun je klanten, donateurs, investeerders, medewerkers of relaties op een inhoudelijke manier aan je missie verbinden. Hoe mooi is het niet als je klanten zich via jouw online nieuwsbrief laten informeren? Maar hoe maak je een (online) nieuwsbrief? Onze tips.

Online nieuwsbrief voor NRG Value, bedoeld voor de 500 medewerkers.
Online nieuwsbrief voor NRG Value, bedoeld voor de 500 medewerkers.
Nieuwsbrief voor de gemeente Amsterdam.
Nieuwsbrief voor de gemeente Amsterdam.
Nieuwsbrief voor de relaties van de Spaanse Handelsambassade in Den Haag.
Nieuwsbrief voor de relaties van de Spaanse Handelsambassade in Den Haag.
Nieuwsbrief voor het taxiwezen in Amsterdam.
Nieuwsbrief voor het taxiwezen in Amsterdam.

email marketing

Wil je in beeld blijven bij je doelgroep, dan is een online nieuwsbrief  een efficiënte manier. Dat geldt voor een multinational zo goed als voor een kinderdagverblijf en zelfs een ZZP'er. Hoe effectief het is, is een ander verhaal. Gemiddeld wordt tussen de 20 en 40 procent van de online nieuwsbrieven geopend. Dit wordt de 'open ratio' genoemd: het aantal geopende nieuwsbrieven op het totaal aantal verstuurde nieuwsbrieven. Er zijn maar weinig nieuwsbrieven die in meer dan de helft van de gevallen worden geopend. Kom je toch daar boven, dan mag je jezelf feliciteren. Wie streeft naar een 80 procent score of meer heeft ze niet op een rijtje. Tenzij je alle nieuwsbrieven naar jezelf stuurt. Maar uiteraard worden ook niet alle nieuwsbrieven die je op de deurmat krijgt met plakkerige handjes opengeslagen. En dan kost email-marketing minder dan een gedrukte nieuwsbrief en biedt bovendien meer interactieve mogelijkheden.

Strategische doelstelling nieuwsbrief

Voor elke nieuwsbrief definieer je een strategische doelstelling: wat wil je binnen welke periode bereiken en welk budget heb je daarvoor over? Gaat het je om naamsbekendheid? Om productbekendheid? Om meer directe omzet? Om kennisdeling? Wat je doelstelling ook is, het is altijd verstandig om de nieuwsbrief te maken aan de hand van een vast stramien en vaste rubrieken. Dat geeft houvast, omdat je dan in de voorbereiding weet waar je naar op zoek moet en het geeft gewoon minder stress. Kies daarbij ook voor een verhouding tussen tekst en beeld. 

de functie van een nieuwsbrief

Het woordbestanddeel 'brief' van nieuwsbrief komt van het Engelse 'brief' en betekent 'kort'. Dat geldt voor alle tekst, maar ook voor elke alinea afzonderlijk: hou het kort. En je houdt het kort, als je weet wat je wilt vertellen. Eigenlijk zijn de alinea's op deze pagina al te lang. En dat 'nieuws' van nieuwsbrief betekent dat je geen ouwe koeien uit de sloot moet sleuren. Sleutelwoord: de actualiteit. Online betekent dat: korte nieuwsberichten, een agenda, een aankondiging, een samenvatting, onderzoeksconclusies, een mini-interview, tip van de maand, een korte column. Wil je per se meer kwijt, werk dan met een samenvatting en een button 'verder lezen'. Op die manier hou je online de aandacht gevangen. Met de fysieke variant heb je meer speelruimte. Daar kun je ook eens een langer interview of een langer artikel in opnemen als het een onderwerp betreft dat actueel is. Voor beide varianten geldt: plaats je logo in de header voor de herkenbaarheid en maak een footertekst met je contactinformatie. Oh ja, en vergeet in de online versie niet de optie voor mensen om zich uit te schrijven. Dat is namelijk verplicht.

content van een B2B-nieuwsbrief

Items in een online B2B-nieuwsbrief worden zakelijk en to-the-point geschreven. Feitelijk. Een beetje volgens het schema van de 5 W's: wie, wat, waar, wanneer, waarom. Probeer dan wel creatief te zijn met de koppen. De items, invalshoeken en onderwerpen moeten relevant zijn. Trending topic. Hoe kom je daaraan? Dat is een kwestie van organiseren. Begin met een redactie of een webredactie. Schakel oren en ogen in. Praat je over een organisatie met verschillende afdelingen en meerdere vestigingen, dan kan het helpen om 'correspondenten' te benoemen, die de (web)redactie van items en contactpersonen voorzien. Leg een inspiratielijst aan: universiteiten, onderzoeksinstellingen, vakbladen, fora, websites, collega-nieuwsbrieven, redacties, influencers, podcasts etc. Maak je in je nieuwsbrief gebruik van andere bronnen, dan doe je dat uiteraard met bronvermelding. Dubbelcheck wel altijd de informatie die je van buiten haalt. Verzamel voor een online-nieuwsbrief eerst alle aangeleverde content centraal in een Word-document. Door te werken vanuit dat ene document hou je het overzicht.  

content van een b2c en interne nieuwsbrief

In een (online) B2C-nieuwsbrief kun je iets persoonlijker te werk gaan. Dat geldt ook voor een interne nieuwsbrief. Maak wel duidelijk onderscheid tussen de harde informatie en de meer persoonlijke informatie. Ben je ZZP'er, dan kun je bijvoorbeeld in je nieuwsbrief bepaalde ervaringen in de ik-vorm delen. Verzamel ook hier voor een online-nieuwsbrief eerst alle aangeleverde content centraal in een Word-document. Door te werken vanuit dat ene document hou je het overzicht.  

opmaak van je nieuwsbrief

Heb je alle content binnen, copy en beeld, dan kun je beginnen aan de opmaak. Online doe je dat met programma's of tools als MailChimpNewsletter2Go en Spotler. Dat zijn webtools 

waarmee je gemakkelijk je nieuwsbrief kunt opmaken en versturen. Online betekent dat, dat je het email-template laat inlopen. Daarvoor werk je per contentblok van boven naar beneden. En vergeet de links niet! Daarna kun je de social share mogelijkheid aanzetten. Voor een fysieke nieuwsbrief maak je ook een opmaakstramien dat je (de vormgever dus) laat inlopen. 

Maak je nieuwsbrief opvallend op. In elk geval herkenbaar. Laat duidelijk zien wie de afzender is, dus maak een header met het logo en in je huisstijlkleuren. Trek de aandacht ook naar de belangrijkste boodschappen door die met een kader te markeren. Werk met opvallende CTA-buttons, groot genoeg voor om ook de lezers op hun mobiel eenvoudig aan kunnen klikken. In de nieuwsbrief software van Newsletter2Go kun je de lay-out voor de mobiele versie afzonderlijk aanpassen. 

beeld in een nieuwsbrief

Beeld is voor een nieuwsbrief cruciaal. Dat hoeven niet altijd foto´s te zijn. Overzichten, gif's, schema´s, cartoons, illustraties, infographics en collages werken juist in een nieuwsbrief heel goed. En online werken video's, animaties en podcasts goed. Maak gebruik van de multimediale kracht van een online nieuwsbrief. Maar vergeet niet om een back-up tekst in te kloppen in het geval dat afbeeldingen niet kunnen worden weergegeven. Laat het bij de productie of bij het uploaden niet steeds op de laatste nipper aankomen. Het verduidelijken van hoe iets zit of werkt, vergt nu eenmaal tijd. Je bevestigt er je reputatie mee en verdiept de relatie met je afnemers. Zoveel meer is er niet om dat te doen. Dus pak je tijd. 

het checken van de nieuwsbrief

Een fysieke nieuwsbrief stuur je niet meteen na de opmaak door naar de drukker, maar je laat er nog door een paar mensen met verse ogen naar kijken. Trek daar een dag of twee aan werkdagen voor uit. Vraag niet om inhoudelijk commentaar (die ronde is geweest) maar vraag of er fouten in staan. Kloppen de fotobijschriften? Wat met name storend werkt, is als namen op de foto verwisseld worden. Kloppen de intro's, koppen en tussenkoppen? Geen tikfouten of grammaticale missers? Een online nieuwsbrief laat je eerst testen vóórdat je op 'send' drukt. Hier laat je ook kijken naar alle linkjes en of alle functionaliteiten het doen. Pas als je alle feedback hebt verwerkt, druk je op 'send'.


Wilt u een gratis en vrijblijvend adviesgesprek over uw externe of interne online nieuwsbrief?

Opmerking: De met * gemarkeerde velden zijn verplicht.