Met stip de meest gestelde vraag: is het nou beter om een position paper zelf te maken of te laten maken? Dat is geen óf-óf kwestie, maar een én-én kwestie. Want juist door slim samen te werken, verkort je de doorlooptijd en verhoog je de kwaliteit van de position paper. Bovendien heb je vaak een onafhankelijke en neutrale derde nodig om met een frisse kijk van buiten de focus en objectiviteit te bewaken en partijen op één lijn te krijgen.
Een position paper biedt organisaties niet alleen de mogelijkheid om hun standpunten te presenteren, maar dient ook als een krachtig communicatiemiddel om anderen te informeren, te overtuigen en te betrekken bij belangrijke beslissingen of kwesties. Hieronder gaan we in op de vraag zelf doen of uitbesteden en belichten we de voor- en nadelen voor zowel beleidsmakers en belangenbehartigers.
Insider
Het voordeel van een insider is evident, zeker als dat een expert is op het onderwerp van de position paper. Nuances doen ertoe. Alleen: een position paper heeft met veel meer te maken dan met detailkennis alleen. Het is een enorm voordeel dat de insider alle ins en outs paraat heeft. Maar daar zit ook de adder onder het gras. Het blijkt voor een expert namelijk vaak lastig om dan nog boven de materie uit te stijgen. Het risico is levensgroot dat de detaillering het dan wint van de relevantie. Bedrijfsblindheid kan de objectiviteit ook in de weg staan. Door een externe professional bij te schakelen die de grote lijn en de focus bewaakt, bouw je dan een waarborg in om -bijvoorbeeld- tunnelvisie te voorkomen.
Outsider
Is het doel van de position paper het creëren van consensus en overeenstemming tussen verschillende belanghebbenden binnen een organisatie of tussen organisaties (stakeholder alignment), dan ontkom je bijna niet aan een onafhankelijke, neutrale derde die je om een boodschap kunt sturen. Dat geldt ook als je een hoge mate van objectiviteit in een position paper wilt leggen. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als de position paper bedoeld is als beslis-document voor interne besluitvorming. En ook als de focus voor een position paper buiten de organisatie ligt, denk aan het bijsturen van de beeldvorming c.q. het beïnvloeden van de publieke opinie, valt er vanuit het oogpunt van objectiviteit meer te zeggen voor het inschakelen van een professional van buiten. Hieronder belichten we eerst de drie verschillende vormen van samenwerking tussen de interne deskundigen en de externe professional.
Variant 1: De interne expert(groep) en externe professional spreken samen de opzet, indeling en doelstelling door. De interne expert zet de position paper op en kleurt die in. De professional van buiten coacht, adviseert, redigeert, waakt voor bedrijfsblindheid en tunnelvisie en bewaakt de focus en de doelstelling. Deze variant verdient de voorkeur als het om een technisch of een specialistisch onderwerp gaat, bedoeld voor een specifieke, goed-geïnformeerde doelgroep.
Variant 2: De expert(groep) en de externe professional ontwerpen samen een format en schrijven op basis van een rol- en taakverdeling samen aan de position paper. Uiteraard ontfermt de expert(groep) zich over de meer inhoudelijke aspecten en de externe expert op de grote lijnen: introductie, relevantie, argumentatie, focus, doelstellingen en conclusie. Deze variant verdient de voorkeur als het bijsturen van de beeldvorming of het beïnvloeden van de publieke opinie minstens zo groot is als het beroep op de inhoudelijke expertise. Ook als de position paper bedoeld is om anderen te informeren, te overtuigen en te betrekken bij belangrijke beslissingen of kwesties, verdient deze variant de voorkeur.
Variant 3: De externe professional zet de position paper op en de interne expert(groep) coacht, adviseert en redigeert. Deze variant verdient de voorkeur als het gaat om de rol van een onafhankelijke buitenstaander bij het creëeren van consensus en overeenstemming tussen verschillende belanghebbenden binnen een organisatie of tussen organisaties. Net als bij het bijsturen van de beeldvorming bij externe stakeholders of het beïnvloeden van de publieke opinie.
Het antwoord op de vraag uitbesteden of zelf doen is dus niet of-of, maar en-en: én uitbesteden én zelf doen; kortom: samenwerking op basis van een duidelijke rol- en taakverdeling. Hieronder gaan we dieper in op andere factoren die van invloed kunnen zijn op de vraag uitbesteden of zelf doen.
Interne focus versus externe focus
Bij een interne position paper is het logisch dat het initiatief ook binnen de organisatie ligt. Zeker als het onderwerp dicht op de cultuur van een organisatie zit. De interne expert kent de organisatie tenslotte van binnenuit, heeft diepgaande kennis van interne processen en objectieven. Dat geldt voor kleinere organisaties in nog sterkere mate dan voor grotere organisaties. Maar een sterke intern gerichte blik kan juist ook vernauwend werken als het gaat om het bedenken van oplossingsrichtingen en ideeën of het formuleren van een standpunt. Gaat het om het creëren van consensus en overeenstemming tussen verschillende belanghebbenden binnen een organisatie of tussen organisaties, dan heeft een interne expert al gauw de politieke schijn tegen, terwijl een onafhankelijke en neutrale derde makkelijker partijen op één lijn zal weten te krijgen.
Bij een externe position paper is de complexiteit van het onderwerp bepalend voor de vraag wat de beste rolverdeling is tussen de expert(groep) van binnen en een externe professional. Vraag je wel af op welk detailniveau de doelgroep geïnformeerd is, dus hoe gedetailleerd de position paper uiteindelijk mag worden. Gaat het bijvoorbeeld om een position paper over een stelselwijziging bedoeld voor beleidsambtenaren of een vaste Kamercommissie, dan is detaillering juist een pré. Maar zelfs dan mogen focus en compositie niet het kind van de rekening worden. Gaat het om externe stakeholders of om de publieke opinie, dan valt er uit het oogpunt van geloofwaardigheid, objectiviteit en betrouwbaarheid juist meer voor te zeggen om de externe professional een zwaardere rol in het proces te geven.
Interne expertise versus externe expertise
Interne expertise is de voornaamste reden om het opstellen van een position paper bij een interne expert(groep) neer te leggen. Een interne expert begrijpt de terminologie en specifieke nuances van het onderwerp altijd beter dan een externe professional. Let dan wel op de risico's van bedrijfsblindheid en gebrek aan focus en relevantie. Dat zijn vaak redenen voor organisaties om een externe professional bij te schakelen. Daarmee gun je je organisatie een frisse kijk op de zaak, bruikbare inzichten en een duidelijke focus in de position paper.
Een externe professional is bovendien beter in staat om objectiever naar de materie en/of de situatie te kijken en de (relevantie van de) boodschap vanuit een extern perspectief te beoordelen. Maar ook als de position paper bedoeld is voor interne besluitvorming, kan een externe professional helpen bij een meer objectieve voorstelling van zaken en een heldere presentatie met een duidelijke focus. Ook al omdat een externe professional waakt voor zaken als kokervisie, bedrijfsblindheid en onnodig jargon.
De samenwerking biedt dus ook op dit punt veel voordelen om zowel interne als externe expertise te benutten en een position paper te produceren die zowel diepgaand als effectief is voor een breder publiek of voor interne besluitvormers. Door het integreren van zowel interne als externe perspectieven, wint de position paper aan diepgang, objectiviteit en draagvlak.
Kosten versus tijdswinst
Het intern opstellen van een position paper kan vanuit kostenperspectief op het eerste oog aantrekkelijker lijken dan het scenario waarbij een externe professional wordt ingehuurd. Aan de andere kant spaart de kennis en ervaring die een extern professional meebrengt ook tijd en draagt de ingebrachte kwaliteit bij aan de effectiviteit van de hele exercitie. Kortom: ook op dit punt kan samenwerken leiden tot een hogere mate van kostenefficiëntie.
Streefdatum of deadline
Tijdsdruk kan zowel een vriend als een vijand zijn. Een publicatie voor Prinsjesdag kun je plannen. Urgentie en prioriteit zijn alleen maar prettig om druk op het proces te houden. Zeker als de oriëntatiefase en de fase van scope en focus uitgewerkt zijn, kan een position paper onder hoge tijdsdruk in elkaar gezet worden. Let dan wel op een juiste rolverdeling tussen de experts van binnen en de professional van buiten. Maak ook één persoon eindverantwoordelijk om knopen door te hakken.
Even sparren?
Bel: 020-4.166-044 | 06-54.222.976
Of mail: office@duynsteepolak.nl
