Bij het opstellen van een position paper komen zóveel disciplines samen, dat het voor één persoon een hele uitdaging wordt. Door samen te werken en de taken te verdelen, verkort je de doorlooptijd en verbeter je de kwaliteit. Hieronder lichten we de voordelen van samenwerking per onderdeel toe.
Complementaire combinatie
Het eerste voordeel is gelegen in de combinatie van complementaire expertise en ervaring. Denk aan juridische expertise, technisch-inhoudelijke expertise en de ervaring met het samenstellen van position papers, zowel inhoudelijk als projectmatig. Zo betrek je automatisch ook meer perspectieven in je position paper.
Overzicht in onderzoek
Het oriënterende onderzoek is een tijdrovend werk in de voorbereidingsfase van een position paper. Het zoeken, verzamelen en presenteren van relevante informatie is bovendien een vak apart. Door de onderzoekstaken per facet te verdelen, hou je overzicht op die processtap. Bovendien is de één sterker in research en de ander juist in interviewen en dat laatste kan doorgaans alleen als het eerste is gedaan.
Dialoog en feedback
Door in dialoog-sessies de argumenten pro en de contra kritisch te bevragen en elkaar te challengen op onderdelen, scherp je de argumentatie aan en breng je meer focus aan. Daarmee wint de position paper aan overtuigingskracht. Bovendien kunnen teamleden elkaar ook buiten de dialoog-sessies om regelmatig feedback geven, wat de position paper voortduren verbetert.
Outside-in en inside-out
Door samen te werken met een ervaren professional van buiten, voorkom je tunnelvisie en bedrijfsblindheid aan de kant van interne teamleden terwijl de interne teamleden de externe professional scherp kunnen houden op de inhoud.
Doorlooptijd verkorten en kwaliteit verhogen
Bij een position paper is altijd sprake van twee fases: voorbereiding en uitwerking. Dat zijn twee diametraal verschillende fases, die echter niet zonder elkaar kunnen. In de voorbereidingsfase komen disciplines op de hoek kijken als onderzoeken, argumenteren en interviewen. Bij de uitwerking onderscheiden we ook twee fases: schrijven en redigeren. Door de taken per discipline uit te splitsen en te verdelen, verkort je de doorlooptijd en verhoog je de kwaliteit van de position paper.
Draagvlak vergroten
Alleen is maar alleen en samen sta je sterker. Door de gedeelde verantwoordelijkheid en inzet maak je van je position paper een teamprestatie en dat vergroot niet alleen het commitment van de teamleden, maar ook het draagvlak in de organisatie.
Informatiepositie
Gaat het om stakeholder alignment, dus om het op één lijn brengen van interne en externe stakeholders, dan is een bredere vertegenwoordiging vanuit alle stakeholders sowieso een goed idee voor draagvlak en commitment. Ook vanwege de informatiepositie die partijen in het veld kunnen hebben. Maar samenwerking mag niet doorslaan in een onwerkbare setting. Daar zijn allerlei oplossingen voor te bedenken, zoals meelees-commissies en adviescommissies. Maar betrokkenheid leidt altijd tot meer draagvlak.